每個人擁有的時間是一樣的, 端看你怎麼管理你的時間, 創造出來的價值就會有所不同. 學會時間管理, 能夠讓我們 "Working Smart" 而不是 "Working Hard", 並且達到 "Work and Life Balance" 的目標.
每個人擁有的時間是一樣的, 端看你怎麼管理你的時間, 創造出來的價值就會有所不同. 學會時間管理, 能夠讓我們 "Working Smart" 而不是 "Working Hard", 並且達到 "Work and Life Balance" 的目標.

做好時間管理有兩個層面, 分別是提升"效率"與"效能". 提升效率是提升做事的速度, 提升效能是提升做事的正確率. 把事情做的又快又好. 自然就能省下更多的時間做更好的安排.

要做到好的時間管理有幾個方法:
1.養成良好的工作習慣與計畫
要把事情做的快又好, 關鍵在熟練. 要把事情做得很熟練靠的就是練習. 所以你要不斷的練習, 讓你對做事熟練, 這樣就會把事情做得很好. 如同產線上的工人, 透過練習, 能夠把產能提高.

不過怎麼可能什麼事都有機會練習呢? 因此, 應該要調整一下說法, 不是單單是練習這件事而已, 而是去練習良好的工作習慣.
亞里斯多德說過:「我們重覆的行為造就了我們，因此卓越不是單一個行為，而是一個習慣」.
Stephen R. Covey 在與"成功有約"一書中也提到: 「思想決定行動, 行動決定習慣, 習慣決定品德, 品德決定命運」.
七次的想法會造就一個信念, 二十一次的行動會養成一個習慣. 因此你要不斷告訴自己要把事情做好, 並且行動二十一次以上養成習慣. 養成良好的工作習慣, 才能提升你的執行力. 下面列出一下良好的工作習慣做為參考:
a. 速戰速決, 一次就把事情做完, 不拖延.
b. 今日事今日畢, 可以一天做完的事, 就不分成兩天.
c. 每天都要有進度, 一天要比一天進步.
d. 養成做好行程規畫的習慣.
e. 做好事前準備, 做事會事半功倍

有了好的工作習慣, 接著也要有好的工作計畫. 工作計畫需要設定好目標, 了解你的資源, 訂好工作方法, 設立完成時間. 如同在做績效計畫, 一樣可以根據S.M.A.R.T法則設立KPI.
另外就是要定期的設定計畫, 每天最好的設定計畫時間在前一天晚上, 一個禮拜最好的設定計畫時間在禮拜五晚上, 一個月最好的設定計畫時間在前一個月月底. 按照事情的重要性去安排計畫. 並為過去的計畫做追蹤檢討與修正.

2.工作與時間的安排
首先要先區分出工作的重要性.

依據事情的輕重緩急, 可以區分為四個種類. 四類事情執行的先後順序應為
(1) 緊急且重要的事情 -> (2) 重要但不緊急的事 -> (3) 緊急但不重要的事 -> (4) 不緊急且不重要的事.
你可以試著將你人生中所有的事列出, 然後一一放到這四個類別中檢視. 看看你人生中的事多半落在哪個類別, 你花了多少時間在處理個各類別中的事情?
一般而言, 人都會放比較多時間處理1,3 項的事(因為它緊急), 而忽略了2,4 項中的事情 (只因為它不緊急). 尤其是第二項中的事情, 它可能是很重要的事, 如改善工作效率計畫, 孝順父母, 教育子女等等. 就是因為它不緊急, 一拖再拖, 等它突然變成緊急的時候, 就來不及處理了.
所以正確的時間分配方式, 應該要減少3, 4 項工作處理的時間, 增加第2 項工作的時間安排.
對於各項工作的處理原則也不同:
針對1: 不用計畫, 發生了就要立即處理.
針對2: 要做好目標與規劃, 尤其事前的準備工作.
針對3: 盡量減少處理時間, 設想不做的結果是否影響很大.
針對4: 儘量系統化, 能夠自動處理就自動處理.

決定工作優先順序的時候會有一些盲點, 需要去避免:
a) 先做喜歡的事, 再做不喜歡做的事.
b) 先做會的事, 再做不會的事.
c) 先做容易的事, 再做難的事.
d) 先幫跟自己比較好的人做事, 再做其他人的事.
e) 先做剛發生的事.

3. 有效管理時間的步驟:
我們常常有些不好的習慣造成時間的浪費, 如拖延, 不專心, 工作環境亂, 缺乏目標, 沒抓清楚方向等. 要釐清這些陷阱, 找出正確的方法, 才能做好時間管理, 舉些例子如下:
a) 時間配置不對: 如前面所說時間多花在1,3,4 項. 應重新安排, 另外在工作上, 一些事情要慢慢交接給新人執行, 給他們訓練的機會, 自己才有更多時間做一些需要計畫的事情上.
b)拖延: 不想做的事, 總是能想到理由去拖延. 所以不要讓拖延變成習慣. 另外有些事情不要太想到效益. 如果太注重"看的到"的效益, 往往會錯失一些良機.
c) 事必躬親: 常常想說自己做比較快, 而忽略了團隊合作. 要常常借力使力, 團結才會力量大.
d) 有求必應: 常常別人請求, 你就答應, 可是這些事情很容易就會打亂你的時間規畫. 有時候不是很重要的事情, 要懂得拒絕.
e) 花太多時間在思考: 有些事情在規畫, 或是找解決方法的時候花了很多時間卻都沒進展. 這時候要試著放下, 先去做別的事情. 自己要設好時間的停損點. 不要全部的時間都花在一件事情上, 而且一直都沒有進度.

4.提升工作效能:
提升工作效能也有一些訣竅:
a) 工作時段的分配, 一般而言, 早上的精神會比較好, 適合做一些執行面的事情. 中午精神較差, 適合做一些不需要思考, 或是與人溝通協調的事情. 到了下午, 適合做思考計畫的事情. 而晚上需要輕鬆一下, 只適合做單純思考的工作. 以做事情的步驟 Plan -> Do -> Check -> Action 來說就是
早上: DO 中午: Check 下午: Action, Plan
把時間拉長到一週, 禮拜一到三適合執行. 禮拜四五則要檢討這週所做的事情與計劃下週的工作. 禮拜六日則是自己生活的時間, 如果要工作則單純做計畫就好.
星期一到三: DO, Action 星期四五: Chack, Action,Plan 星期六日: Plan
b) 事情的安排法: 把自己所要做的事情列出, 成為一個To Do List. 依據優先順序和所要花費的時間, 把重要且要花很多時間的事項先排進你的日曆裡面, 排完之後, 再把小事情安插入零碎的時間內. 這樣就可以在相同的時間內完成更多的事情.
c) 選擇好的工具: 比如使用智慧型手機安排行事曆.
d) 好的工作環境: 如果你的工作環境太亂, 有讓你容易分心的東西, 或是常常找不到東西, 就要重新做好分類, 固定的東西放在固定的位置, 才能提升工作效能.
e) Email 的處理: 不要一直花時間檢查Email. 一天只要 2~3 個時間點, 一次處理完多個Email. 這樣才不會把你的時間切的很零碎.
f) 減少開會時間: 有效率的開會, 減少開會的時間, 比較單純的事情, 可以直接用電話連絡處理掉, 不一定要開會討論.
g) 適時的休息: 休息是為了走更長遠的路, 適當的休息與營養的補充, 會讓工作效能提升.

人生中有許多的角色, 要認清你在每個位置的每個角色, 找出你所有角色重要的事情, 做好時間管理. 才能讓你在工作上與生活上同時成功.
最後推薦一本書 "3天搞定一週工作-東京女社長的超強時間管理法" 作者是臼井由妃女士, 她是東京某企業的社長. 她在書中提供了許許多多她個人時間管理的技巧與方法. 不論對於提升工作效率或工作效能都有很大的幫助!